Alapok

• Nem vagyok programozó (bár némi alap gyakorlatom azért van pl. Visual Basic-ben), minden itt szereplő példa számos kísérletezgetés után született. Emellett – csak kicsit professzionális szinten – a Word 6 óta használok szövegszerkesztőt (volt előtte Context is – ha emlékszik még rá valaki).
• Feltételezem a blog olvasóinak többségéről (tisztelet a kivételnek), hogy nem programozó guru, vagy professzionális Word felhasználó, ezért sok mindent elég szájbarágósan igyekszem leírni, hogy az egyszerű mezei felhasználó is meg tudja valósítani a leírtakat, végül is ez lenne a cél, nem? Ha valakit zavarna ez a dedós módszer, attól elnézést kérek, és ugorjon a 2. részhez…
• Az egy nagyon jó hír, hogy a MS Word „programozható”. Az már jóval kevésbé jó hír, hogy bizony a különböző változatok nem nagyon kompatibilisek – és nem csak a mentett dokumentumok megnyithatóságában, hanem éppen a programozhatóság terén is. Én – önkényesen – három csoportba sorolom a változatokat: az első a Word 6-ig terjed; a második a Word 97, a Word 2000 (vagy XP), a Word 2002 és a Word 2003; a harmadik a Word 2007 és utáni változat(ok).
• Minden itt megadott „program” részletet Word 2003 alatt személyesen kipróbáltam működőképességre. Azért ez nem garancia arra, hogy minden Word változatban működni fog (de jó eséllyel a második csoportban igen). Amelyik bizonyosan működik más változatban is, ott azt jelezni fogom. Ha valaki sikeresen kipróbálta a makrót más Word változaton is, a visszajelzését szívesen látjuk.

MI AZ A MAKRÓ?

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE MAKRÓT?

1. Nyisd meg a Wordöt. Ha esetleg nem lenne ott rögtön egy új dokumentum, akkor nyiss egy ürest. Mutass az egérrel a Word szövegszerkesztő Eszközök menüjének Makró elemére, majd kattints az Új makró rögzítése parancsra. Ekkor megjelenik a Makró rögzítése párbeszédpanel.
2. A Makrónév mezőbe írd be, mondjuk, a NévCím nevet. A Billentyűzet gomb megnyomásával az Új billentyűparancs mezőben rendelhetünk hozzá billentyű kombinációt. Ez ugyan nem kötelező, de egyszerűbb vele indítani a makrót. A mező mellett baloldalon láthatóak azok a billentyű kombinációk, melyek már korábbról foglaltak, tehát jó esetben nem tévedhetünk. Legyen ez most Ctrl+N a példa kedvéért.
3. Válaszd az Elérhetőség legördülő lista Minden dokumentum (Normal.dot) elemét (többnyire ez az alapértelmezett).
4. Kattints az OK gombra. Ekkor megjelenik a Rögzítés eszköztár. Na, ez a Makrórögzítő. Ez a magnónk, felvétel és leállítás gombbal. Amit ettől kezdve teszünk, azt szolgaian felveszi (még a hibáinkat is), mert a felvétel már elindult.
5. Írd be, amit csak akarsz (esetünkben a nevedet, címedet, telefonszámodat), formázd meg, ahogy tetszik.
6. Kattints a Rögzítés eszköztáron látható Rögzítés vége (négyszögletes) gombra.

1. Nyiss egy új dokumentumot.
2. Mutass az egérrel az Eszközök menü Makró elemére, majd kattints a Makrók parancsra (kis háromszög van előtte). Ekkor megjelenik a Makró párbeszédpanel. (Alternatíva: nyomj Alt+F8-at.)
3. Válaszd a Makró helye legördülő lista Normal.dot (globális sablon) elemét.
4. Kattints a Makrónév listán a NévCím névre, majd az Indítás gombra. Az új dokumentumban – ott, ahol a kurzorunk állt – megjelenik korábbi alkotásunk.

HOGYAN KÉSZÍTSÜK EL SAJÁT MAKRÓNKAT A PÉLDA MAKRÓBÓL?

1. Töltsd le a kívánt makró kódot egy tetszőleges könyvtárba (ez számos ok miatt TXT kiterjesztésű).
2.  Hozz létre egy „üres” makrót. Az eljárás menete azonos a korábban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy a Makrórögzítő indulása után – mindenféle egyéb művelet nélkül – állítsd le.
3. Mutass az egérrel az Eszközök menü Makró elemére, majd kattints a Makrók parancsra. Ekkor megjelenik a Makró párbeszédpanel. (Alternatíva: nyomj Alt+F8-at.)
4. Válaszd a Makró helye legördülő lista Normal.dot (globális sablon) elemét.
5. Kattints a Makrónév listán arra a névre, amit korábban létrehoztál „üresként”, majd az Szerkesztés gombra.
6. Megnyílik a Visual Basic Editor ablaka, belül a Normal – NewMacros (Code) ablakban a létrehozott kód. Valami ilyesmi:
    Sub MakróNév()
'
'MakróNév Makró
'Rögzítés: 2010.07.05., készítő: eNeL
'
End Sub
7. Most nyisd meg a korábban letöltött és kiszemelt fájlt egy egyszerű szövegszerkesztőben (pl. Jegyzettömb, Notepad++, vagy a Total Commander F3-al).
8. Jelöld ki a „Sub” név utáni, felső vesszőkkel jelölt megjegyzések (kommentek) utáni részt az „End Sub”-ig (azt már nem!), majd nyomj Ctrl+C-t (vagy Szerkesztés, utána Másolás).
9. Tedd aktívvá (válaszd ki) újra a VB Editort. Az „üres” makróban az utolsó felső vessző után (vagy az "End Sub" E betűje előtt) nyomj egy Enter-t, majd Crtl+V-vel (vagy Edit után Paste – a Makrószerkesztő angolul beszél a magyar nyelvű Office-ban is) illeszd be a korábban kijelölt szövegrészt.
10. Mentsd el szokásos módon (File – Save, esetleg lemez ikon, de a jobb felső piros X is megteszi) az alkotást.

Készen is vagyunk, már csak futtatni kell a makrót.

Tanácsok

1. Sokan nem szeretik írás közben látni a rejtett írásjeleket, pedig szövegek tisztításánál, formázásánál nagyon jól jön (magam állandóan bekapcsoltan tartom, még íráskor is). Ha alapból nem lenne bekapcsolva, akkor – általában – a „Nagyítás” legördülő menü mellett balra található, fura ikont tartalmazó gombbal bekapcsolható (a tippben ez „Minden látszik” néven jelenik meg, ha a kurzort a gombra visszük). Bekapcsolt állapotban jól látható, ha pl. bekezdés behúzás helyett tabulátor, vagy – ami még rosszabb – egyszerű szóközökkel oldották meg az eredeti szövegben a bekezdés első sorának behúzását. Ezzel pedig meg tudjuk határozni, melyik makrót kell használni: amelyikkel a tabulátorokat, vagy amelyikkel a felesleges szóközöket tudjuk eltávolítani. Ugyan ez érvényes pl. a soronkénti sortörés jelre is (abból is létezhet több fajta).
2.  Azt az alap dokumentumot, amin dolgozunk, mindig hagyjuk meg eredeti változatában, készítsünk inkább másolatot róla. Ha nagy baj lenne, mindig visszatérhetünk az „eredetihez”. Csak akkor töröljük, ha már egy minden tekintetben jobb változat a rendelkezésünkre áll.
3.  A makrók használata során többször készítsünk külön mentést a dokumentumról. Ha valami nem úgy sikerülne, mint ahogyan vártuk, akkor így könnyebb újra kezdeni. A „Visszavonás” gomb (visszafelé görbülő nyíl) egy makró lefutatása után is úgy működik, mint eredetileg: lépésenként. Pontosan ezért nem mindig lesz jó nekünk. Például: ha egy makróval a több száz oldalas dokumentumban eltávolítunk több féle karaktert, vagy formázást, amiről kiderül később, hogy egyet nem kellett volna (vagy nem úgy); akkor az eredeti állapot visszaállításához minimum annyiszor kell megnyomni a „Visszavonás” gombot, ahány modulunk volt a makróban… Ez akkor igaz, ha egy konkrét karaktert „mit cserélünk mire” módon cserélünk (a példa makrók zöme ilyen lesz), egyéb esetben meg ahány formázásunk volt, annyiszor kellene gombot nyomni.
4. A makrók használatánál némi logikus gondolkodás nem árt. Alaposan meg kell gondolni, milyen sorrendet kövessünk több makró alkalmazásánál. Például: ha a kézi sortöréseket szóközre cseréljük, akkor fölösleges előtte futtatni a felesleges szóköz eltávolító makrót, hiszen utána megint lesznek felesleges szóközök. Itt van értelme a sok kisebb makrónak: ebben az esetben nincs akadálya újra lefuttatni a szóköz eltávolítót.
5.  Példáinkban a legegyszerűbb rögzítési módot használtuk, ami azt jelenti: minden makró a Normal.dot dokumentum sablonba kerül. Ez annyiban hasznos, hogy bármely alkalommal hozzáférhető (ez a sablon ugyanis globális); ugyanakkor lassítja az alkalmazás megnyitását. Ha valamilyen probléma miatt (pl. vírus) vissza kell állítanunk az eredeti Normal sablont (ez könnyen megtehető a Word-ben), akkor a visszaállítást követően – mivel a „gyári alapbeállítás” kerül vissza – az összes makrónk el fog veszni. Ezért célszerű a megfelelően működő makróinkat egy egyszerű Másolás -> Beillesztés művelet sorban elmenteni például a Jegyzettömbbel egy külön fájlba. Onnan bármikor vissza tudjuk állítani a leírt módon (Hogyan készítsük el saját makrónkat a példa makróból?).
6. A bekezdések betűtípus beállítása feltételezi, hogy a Wordben telepített az a betűtípus, amit használni szeretnénk. A már néhányszor emlegetett, szabadon használható „Gentium Book Classic” unikódos true type font (TTF) készlet innen tölthető le. Aki az egyszerűségre törekszik, az töltse le az .exe végződésű fájlt, majd azt elindítva települ a betűkészlet. Ha valaki a bonyolultabb megoldást preferálja: létezik egy letölthető zip fájl is; azt kibontva egy könyvtárba kerülnek a ttf fontok, melyeket később a Windows Vezérlőpult betűtípus telepítőjével lehet telepíteni (a ttf fájlok másolása egyszerűen a C:\Windows\Fonts könyvtárba nem jó).